Στο ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον προκύπτει η ανάγκη να πιστοποιούνται η αξιοπιστία και οι δυνατότητες που διαθέτει κάθε επιχείρηση ή Οργανισμός με την ανάπτυξη Συστημάτων Διαχείρισης τα οποία καλύπτουν τις απαιτήσεις των Διεθνών προτύπων. Επιπλέον, οι εταιρείες καλούνται να δρουν σύμφωνα με οδηγίες, που απορρέουν από την εθνική και κοινοτική νομοθεσία.

Τα στάδια ανάπτυξης και εφαρμογής ενός Συστήματος Διαχείρισης είναι τα ακόλουθα:

 ΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ

 

Αποτύπωση δραστηριοτήτων  εταιρείας

Αποτύπωση της υπάρχουσας τυποποίησης – τεκμηρίωσης

Αξιολόγηση υφιστάμενης κατάστασης

  

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Αρχική εκτίμηση των απαιτούμενων διαδικασιών ανά δραστηριότητα 

Προσδιορισμός πλαισίου λειτουργίας της επιχείρησης

Ανάλυση Κινδύνων & Ευκαιριών

      

    ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ

Συγγραφή απαραίτητων διαδικασιών

Συγγραφή απαραίτητων Οδηγιών Εργασίας

Σχεδίαση των τυποποιημένων εντύπων, αναφορών και αρχείων του συστήματος

 

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (δοκιμαστική λειτουργία)

Παράδοση τεκμηρίωσης και εκπαίδευση της Διοίκησης και του υπεύθυνου συστήματος Διαχείρισης (Υπεύθυνο Ποιότητας/ Περιβαλλοντικής Διαχείρισης/ Οδικής Ασφάλειας κλπ.)

Ενημέρωση και αρχική εκπαίδευση του προσωπικού

Έναρξη εφαρμογής σε καθορισμένη ημερομηνία (Συμπλήρωση των κατάλληλων εντύπων και τήρηση των προβλεπομένων αρχείων)

Συναντήσεις συμβούλου με τους υπεύθυνους των τμημάτων για την παρακολούθηση της εφαρμογής του συστήματος

  

  ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ

Εσωτερική Επιθεώρηση εφαρμογής συστήματος από τον σύμβουλο και έκδοση διορθωτικών ενεργειών όπου απαιτείται

Υλοποίηση Διορθωτικών Ενεργειών

 

 ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Κλήση φορέα πιστοποίησης σε συνεννόηση με την Διοίκηση.

Επιθεώρηση στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, από ανεξάρτητο επιθεωρητή (ή   ομάδα επιθεωρητών) προερχόμενο από τον φορέα πιστοποίησης που θα επιλεγεί. Κατά την επιθεώρηση εξετάζεται, αν οι διαδικασίες της εταιρείας συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις των προτύπων αναφοράς, αν γίνεται σωστή και πλήρης εφαρμογή αυτών και αν το Σύστημα Διαχείρισης είναι κατάλληλο και αποτελεσματικό ώστε να καλύπτει τους στόχους και την Πολιτική της εταιρείας. Επιπλέον η εταιρεία, πρέπει να έχει ενσωματώσει στο Σύστημα Διαχείρισης απαιτήσεις που προέρχονται από την ισχύουσα Νομοθεσία (Εθνική και Κοινοτική).

Στην περίπτωση που παρουσιαστούν αποκλίσεις από τις προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις, τότε καταγράφονται μη-συμμορφώσεις και παρατηρήσεις και ορίζονται διορθωτικές ενέργειες που θα πρέπει να υλοποιήσει η εταιρεία σε συγκεκριμένες προθεσμίες, ώστε να καλυφθούν όλες οι απαιτήσεις του εκάστοτε προτύπου.

 

  ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Eφ' όσον κατά την επιθεώρηση αποδειχθεί ότι το Σύστημα Διαχείρισης της εταιρείας καλύπτει τις απαιτήσεις του αντίστοιχου προτύπου αναφοράς, ο φορέας πιστοποίησης εκδίδει το σχετικό πιστοποιητικό (certificate) και καταχωρεί την εταιρεία στον κατάλογο των πιστοποιημένων πελατών του.Η απόκτηση της πιστοποίησης ΧΧΧΧ ότι η εταιρεία έχει εγκαταστήσει, διατηρεί και εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισης το οποίο συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του αντίστοιχου προτύπου αναφοράς και ότι αυτή διαθέτει τις οργανωτικές δομές, τα μέσα, καθώς και το εκπαιδευμένο προσωπικό για να εξασφαλίζεται μια σταθερή στάθμη ποιότητας των Προϊόντων ή και των Υπηρεσιών που προσφέρει. Η περίοδος ισχύος της πιστοποίησης είναι τρία (3) έτη

Κατά την περίοδο ισχύος του πιστοποιητικού, ο φορέας πιστοποίησης πραγματοποιεί ετήσιες επιθεωρήσεις επιτήρησης της πλήρους και συνεχούς εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης της πιστοποιημένης εταιρείας για να διασφαλίσει την συνεχή συμμόρφωση στο πρότυπο αναφοράς.

Πριν από το τέλος της περιόδου ισχύος του πιστοποιητικού(3 έτη) διενεργείται η επιθεώρηση επαναπιστοποίησης. Η διαδικασία που τηρείται κατά την ανανέωση είναι η ίδια με αυτή της αρχικής επιθεώρησης.